1 · Para empezar
Arrancás con dos mensajes
No hay que descargar nada ni crear un usuario a mano. Todo pasa en el mismo chat de WhatsApp.
Charlá lo que quieras antes de decidirte — preguntale precios, cómo funciona, o contale el quilombo que tenés hoy. Apenas el bot te cuenta algo concreto de tu negocio, en esa misma respuesta te va a preguntar si querés que te mande el formulario — no hace falta pedirlo vos primero. Ahí completás 4 cosas: nombre de tu empresa, email, una contraseña (para entrar después al dashboard web) y el tipo de negocio (elegís "Proyectos de arquitectura"). Al terminar te llega, además del mensaje de bienvenida, el mismo menú con botones que ves cuando saludás — así ves de entrada todo lo que podés pedir.
Entrás al dashboard web en workai usando el email que pusiste en el formulario. No hace falta que la vuelvas a configurar.
2 · El día a día
Todo lo que podés hacer escribiendo
Nada de menús ni botones para lo de todos los días — se lo pedís como a una persona. Y cuando sí hace falta un formulario (proyecto, presupuesto, proveedor), el menú te muestra combos con lo que ya tenés cargado, no hay que escribir IDs a mano.
Crear un proveedor — al toque, sin pedirte que confirmes
Cargar un presupuesto de proveedor — pide un ok antes de tocar la plata
La primera vez que factures, cobres o cargues un presupuesto, te va a preguntar una sola vez si trabajás en pesos o dólares — después no te lo vuelve a preguntar.
Preguntar por un proyecto
Como algunos presupuestos pueden estar en pesos y otros en dólares, WorkAI usa el tipo de cambio propio del proyecto para convertir todo y mostrarte los totales en las dos monedas a la vez — no hace falta que sumes vos a mano.
Si un cliente o un proveedor te manda una transferencia, pedile que te mande el comprobante en PDF por WhatsApp — WorkAI lo lee, encuentra a qué factura o presupuesto corresponde y te pide confirmar antes de registrarlo.
3 · Facturación electrónica
Facturás de verdad a DGI, no es solo una planilla
Cuando activás la facturación electrónica, cada factura al cliente sale timbrada oficialmente.
- e-Factura: si el cliente tiene RUT cargado.
- e-Ticket: si es consumidor final (sin RUT).
- Se activa una vez desde Configuración en el dashboard, con tu token de facturación electrónica.
- Al crear una factura al cliente (desde WhatsApp o el dashboard) marcás la opción de enviarla a DGI, y te queda guardado el PDF oficial timbrado.
4 · Para lo más de fondo
El dashboard web
workai.../dashboard/login — con el email y la contraseña que pusiste al registrarte.
WhatsApp es para el minuto a minuto. El dashboard es para lo que necesita más pantalla — en proyectos de arquitectura el menú queda simple, solo estas 7 secciones:
Total por rubro, de un vistazo
Dentro de cada proyecto, la sección "Total por rubro" se pinta sola según cómo va cada uno — y se puede colapsar si tenés muchos:
Verde = pago, amarillo = parcial, rojo = 100% pendiente. El detalle de ajustes y pagos de cada presupuesto se abre en un panel lateral, sin taparte la tabla.
Desde Presupuestos → "+ Nuevo proveedor" cargás tus subcontratistas con rubro, categoría contable y datos bancarios (en pesos y en dólares). Es distinto de los negocios vinculados que te facturan, que aparecen solos.
5 · Reportes
Para saber cómo está tu negocio
Los pedís por WhatsApp ("mandame el P&L de agosto", "¿cuánto llevamos gastado en el proyecto X?") o los mirás desde el dashboard — en pantalla o en PDF.
| Reporte | Te dice |
|---|---|
| Resumen de proyecto | Presupuestado, pagado y pendiente de un proyecto puntual, en pesos y en dólares, con desglose por rubro. |
| Resultado (P&L) | Cuánto ganaste, ingresos y egresos por mes y por categoría. |
| IVA | IVA cobrado vs. IVA de tus gastos — el saldo que le debés a DGI o a favor. |
| Cobros pendientes (aging) | Qué te deben y hace cuánto, agrupado por cliente. |
| Pagos pendientes | Lo mismo pero de lo que vos le debés a tus proveedores. |
| Balance | Activos, pasivos y patrimonio de tu negocio. |
| Flujo de caja | Proyección de entradas y salidas para los próximos meses. |
6 · Preguntas frecuentes
Dudas comunes
¿Qué es el "rubro" y la "categoría" de un proveedor?
El rubro es su especialidad (electricista, gasista, carpintero). La categoría es la clasificación contable del gasto: Obra, Admin y Honorarios, Firmas y Gestorias o BPS. Son dos cosas distintas — un mismo proveedor puede tener presupuestos en categorías distintas según el trabajo.
¿Para qué sirve el tipo de cambio del proyecto?
Cada proyecto puede tener presupuestos en pesos y en dólares a la vez. Configurando un tipo de cambio propio del proyecto (desde su detalle en el dashboard), WorkAI convierte todo y te muestra los totales en las dos monedas — sin eso, los totales solo suman lo que está en una moneda por vez.
¿Cuánto cuesta?
Por ahora es gratis mientras lo estás probando, sin tarjeta ni compromiso. Cuando definamos los planes de pago nos vamos a poner en contacto directamente con vos — nadie te va a cortar el acceso de un día para el otro ni sin avisarte antes.
¿Necesito instalar algo?
No. Todo pasa en el WhatsApp que ya usás, y el dashboard es una página web normal — funciona en el navegador del celular o la computadora.
¿Mis datos están seguros?
Sí — cada negocio ve únicamente su propia información; nunca se mezcla con la de otro negocio, salvo que vos mismo decidas vincular un contacto tuyo con otro negocio que también use WorkAI.
¿Qué pasa si le pido algo raro o me equivoco?
Para todo lo que mueve plata (facturar, cobrar, pagar, cargar un presupuesto) siempre te pregunta antes de hacerlo — podés cancelar. Crear un cliente o un proveedor es la única acción que se ejecuta directo, y se corrige fácil después desde el dashboard.
¿Puedo seguir usando WhatsApp normal, con mis contactos, mientras uso WorkAI?
Sí, es el mismo WhatsApp de siempre — WorkAI solo responde en esa conversación puntual, no toca el resto de tus chats.